Managementul timpului

Pentru multi dintre noi, sedintele sunt o pierdere de vreme incredibila. De multe ori pierdem asa de mult timp in sedinte ca trebuie sa lucram mult peste program ca sa ne ducem treaba la bun sfarsit.

Inainte de sedinta

1. Hotareste de la inceput cine, ce, cand, cat si unde.
   • ce: adica despre ce sa va discuta in sedinta. Incearca sa ti sedinta focusata pe o singura tema. Daca este nevoie sa se discute despre si alte subiecte, incearca sa muti discutia in alta sedinta (sau alte sedinte). In cazul in care nu este posibil, rezuma discutia la cel mult 6 puncte diferite.
   • cine: cine participa la sedinta decurge direct din ce se discuta. In mod evident, anumite persoane vor avea un cuvand de spus in privinta subiectului discutat, iar altele vor trebui sa participe pentru a fi informate.
   • cand: este foarte important ca toti participantii la sedinta sa fie informati in avans despre momentul desfasurarii acesteia. Probabil ei vor vrea sa se pregateasca inainte de sedinta, sau sa isi rezerve timpul in agenda. Deci anunta-i cand, nu convoca sedinte adhoc.
   • cat: este foarte important sa pui niste limite de timp pe subiectele care se vor discuta. Asta ii va ajuta pe participanti sa isi faca o idee cat timp trebuie alocat sedintei, si ii va pastra focusati pe discutiile respective, stiind ca exista o limita de timp in care trebuie sa se incadreze.
   • unde: in momentul convocarii unei sedinte, este bine sa le spui participantilor unde se va desfasuta aceasta. In special in cazul in care in cladire exista mai multe sali de sedinte. Deasemenea, asigura-te ca sala de sedinte este pregatita si exista tot echipamentul de care ai nevoie in sedinta (de exemplu proiectoare, whiteboards, etc)
2. Stabileste cine si ce rol va avea in sedinta (daca este cazul). In multe sedinte, prezentatorul (probabil tu) nu va avea timp sa noteze pe tabla ideile. Pentru aceasta, este necesar sa rogi unul din participanti sa te ajute, ocupand acest rol. Alt participant poate avea rolul de a tine o evidenta a ceea ce se discuta in sedinta si a te ajuta sa recapitulezi deciziile care s-au luat. Intotdeauna stabileste rolurile inainte de sedinta, si nu iti surprinde colegii in sedinta cu rugamintea de a indeplini acel rol.
3. Discuta cu participantii inainte de sedinta, solicita ajutor pentru elaborarea prezentarii pe care o sa o ti (daca este cazul) si cere-le sa isi exprime punctul de vedere. Facand asta, vei fi mai informat cu privire la opinile lor si vei putea sa le mentionezi opiniile in sedinta, pentru a ajuta la declansarea discutiei.
4. Distribuie agenda sedintei. Downloadeaza un PDF cu un format standard de agenda sedintei (in engleza). Aceasta va asigura informarea participantilor cu privire la ce se va discuta, cine va participa, ca si ceilalti parametrii ai sedintei (unde, cand).

In cadrul sedintei

1. Incepe la timp. Daca incepi sedinta la timp, transmiti mesajul: “Timpul participantiilor este important si eu il respect. De aceea, nu il irosim asteptand dupa cei carora nu le pasa”. In timp, vei vedea ca cei care intarzie vor fi din ce in ce mai putini. Pe aceasi nota, nu te intrerupe niciodata sa recapitulezi pentru cei care intarzie. Daca faci asta, va nega esenta inceputului la timp.
2. Pastreaza discutiile focusate. Nu lasa participantii sa divagheze in discutii paralele cu subiectul. In cazul in care se intampla, roaga-i politicos sa revina la subiect. In cazul in care refuza sa faca asta, roaga-i sa paraseasca sala de sedinte si sa isi continue discutia in alta parte. In 99% din cazuri se vor intrerupe.
3. Pastreaza discutiile in limitele de timp alocate. In cazul in care aceste discutii tind sa se lungeasca excesiv de mult, roaga participantii sa dedicati o alta sedinta pentru rezolvarea temei respective, sau roaga-i sa eliminati de comul acord cateva intrari de pe lista si sa le abordati intr-o sedinta viitoare.
4. Nu lasa un participant sa domine discutia. Atentie mare si la comportarea ta personala. Poti fi tu acela care monopolizeaza discutia si nu le da celorlalti o sansa sa isi expuna punctul de vedere.
5. La sfarsit, trage concluziile. Desi poate parea redundant, aceasta va da un sentiment de satisfactie participantiilor, si il va determina sa plece cu sentimentul lucrului bine facut.

Dupa sedinta

1. Distribuie planul de actiune. La scurt timp dupa sedinta, este bine sa distribui particilantilor un document cu concluziile care au fost trase in sedinta. Daca este cazul, include si deadlineurile asumate, si persoanele responsabile de atingerea acestora. Daca s-au decis alte sedinte pentru continuare discutiilor, listeaza-le si pe acestea in document. Downloadeaza un model de plan de actiune.
2. Discuta informal cu participantii si vezi ce parere au despre cum s-a desfasurat sedinta. In felul acesta, o sa obtii feedback cu privire la prestatia ta personala si o sa vezi ce poti face pe viitor pentru a ti-o imbunatati.
3. Evalueaza-ti performanta. Aloca-ti 30 minute dupa discutiile de mai sus si incearca sa concluzionezi ce a mers bine, ce nu a mers bine, si unde mai trebuie sa lucrezi pentru a iti imbunatatii prestatia. Noteaza-ti concluziile si consulta-le inainte de urmatoarea sedinta.

La sfarsit, o sa preintampin intrebarea: si daca sunt un simplu participant si nu conduc eu sedinta? Raspunsul este simplu. Incearca sa urmaresti pe cat se poate pasii de mai sus. Documenteaza-te despre ce se va vorbi in sedinta, pregateste-te cat mai bine, si vino cu o opinie conturata despre subiectele care se discuta. Incearca sa fi un exemplu de comportament civilizat si constructiv. Incearca sa le dai sfaturi celor care conduc sedintele (daca este posibil). Iar in momentul cand vei ajunge sa conduci tu o sedinta, aplica sfaturile de mai sus. Colegii vor fi impresionati si vor incerca sa aplice si ei aceleasi principii.