Managementul timpului

Primesti zeci, sute de mailuri pe zi? Ai setat clientul de mail sa te notifice de fiecare data cand primesti un mail? Te intrerupi si citesti imediat mailurile cand le primesti? Daca ai raspuns da la una sau mai multe din aceste intrebari, ai simptome de prizonier al emailului. Citeste mai departe pentru a afla cum te poti organiza pentru a nu mai fi prizonier.

Iata in continuare cateva idei cate te pot ajuta la organizarea emailului intr-un mod mai productiv:

1. Spune nu notificarilor. Emailul este o metoda rapida de comunicare, si multi au impresia ca poate inlocui telefonul. De aceea, multi dintre noi isi seteaza clientul de email sa ii notifice de fiecare data cand vine un email nou. Cunosti celebra sintagma “you have mail”? Totusi, asta este cea mai scurta cale spre a avea o zi neproductiva. Pentru ca de fiecare data cand ne intrerupem din ce facem, o sa dureze un timp pana cand o sa ne concentram la loc. De aceea, iti recomand sa dezactivezi notificarile imediate pentru mail. Mailul este facut pentru a fi o modalitate confortabila de comunicare si pentru cei care trimit si pentru cei care primesc. Fa-l deci sa fie confortabil si pentru tine.
2. Verifica mailul periodic. Programeaza-ti in calendar intervale orare in care sa iti citesti mailul si sa raspunzi la mailurile la care se poate raspunde. Poate 10 - 20 de minute la fiecare doua ore. In functie de ce se asteapta de la tine. Daca descrierea jobului tau spune ca trebuie sa raspunzi la mail in cel mult o ora, foloseste 10 minute la fiecare 40 de minute. Orice interval este bun, atata vreme cat este programat dinainte, si nu te intrerupi tot timpul pentru a verifica mailul.
3. Daca nu poti raspunde imediat, amana. Poate suna ciudat, dar este calea cea mai buna spre o organizare rezonabila. In masura in care cererea din email nu se poate rezolva in cateva minute, trebuie sa devina o intrare in lista ta de lucruri de facut (todo list). In acest fel, nu vei intra peste activitatea programata in continuare pentru a face ceea ce e necesar pentru a raspunde la mailuri.
4. Programeaza timp pentru urgente. Oricat de bine ne-am organiza noi ziua, adevarul este ca tot nu putem scapa de urgente. Si in general, urgenetele apar ca urmare a unui mail primit. De aceea, incearca sa programezi timp in cursul zilei pentru a te ocupa de aceste urgente. In functie de natura jobului, poate fi oricat intre 10 minute si 2 ore pe zi.
5. Foloseste un filtru de spam. Asta te va ajuta sa salvezi niste timp cu citirea spamurilor. In functie de cat de mult primesti, iti poate salva pana la 30 minute pe zi.
6. Adnoteaza emailurile. Daca programul pe care il folosesti pentru gestionarea emailului iti permite, scrie note atasate la emailuri. In felul acesta, o sa poti sa iti notezi ce este de facut in continuare, cui ai forwardat emailul, dupa cine astepti ca sa poti raspunde la mail, etc.