Unde sa gasim mai mult timp
Publicat la Oct 19th, 2008 de admin. Categorii: Managementui timpului, Organizare.
Desi saptamana trecuta am crezut ca o sa scriu un articol despre negocieri, mi se pare mai important pentru voi sa continuam suita de time management. Deci astazi despre cum sa facem sa fim mai eficienti si sa pierdem mai putin timp, la servici.
Pentru a castiga mai mult timp la servici, este foarte important sa aflam unde se duce el in mod normal. Una din metodele de a face acest lucru este pastrarea unui “time log”. Poate suna un pic de speriat. Inca un time log? Nu ajunge time sheetul pe care il completez in mod normal? Totusi acesta nu este un time sheet.
Un time log este o lista foarte simpla, pe care o ti zilnic, timp de doua saptamani, si in care notezi:
- Cand a inceput activitatea
- Cand s-a terminat activitatea (ca alternativa, doar cat a durat)
- Cine a ocupat timpul respectiv (daca a fost pentrecut impreuna cu cineva, de exemplu la telefon, intr-o intalnire, etc). Daca ai fost singur, noteaza singur.
- Ce tip de activitate ai desfasurat. In prima faza nu incerca sa simplifici prea tare activitatile, grupandu-le pe tipuri.
Este foarte important sa faci un efort de vointa si sa ti acest time log timp de doua saptamani, fara pauze. Deasemenea, este important sa notezi fiecare activitate, chiar daca a durat 5 minute.
Ca modalitate de colectare a acestor informatii, este bine sa alegi calea cea mai simpla pentru tine. Pentru unii, un caiet si un creion sunt cele mai bune., Pentru altii poate ca este un excel. Pentru road warriors, poate un excel tinut pe un PDA. In orice caz, felul in care notezi nu trebuie sa fie un impediment in calea notarii. E suficient ca faci un efort de vointa sa notezi, notatul in sine trebuie sa fie simplu.
In mod sigur, pe parcursul desfasurarii acestei etape, vei primi intrebari, priviri acuzatoare, sau mistouri de la colegi. Este important sa iti pastrazi calmul si sa le explici foarte simplu ceea ce incerci sa faci. In mod sigur, daca sunt persoane normale, iti vor respecta decizia si nu vor comenta prea mult.
Dupa doua saptamani, aloca-ti doua ore pentru sintetizarea si analizarea datelor colectate. Transcrie logul in programul tau preferat de calcul tabelar (excel probabil). Apoi incearca sa faci niste totaluri:
- Cat timp aloci pentru fiecare activitate? Aici intervine gruparea activitatilor desfasurate pe categorii mai generale: de exemplu programare, sedinte, design, transport. Creaza care categorii crezi ca este necesar, dar incearca sa le mentii intr-un numar suficient de redus pentru ca analiza sa aiba sens. Odata ce stii cat timp iti consuma fiecare activitate, e timpul sa iti pui intrebarea: in ce masura modul in are iti petreci timpul este in concordanta cu prioritatile tale? Este foarte probabil sa fi surprins si sa aflii ca exista o discrepanta destul de mare intre prioritati, felul in care ti-ai propus sa iti aloci timpul, si felul in care iti petreci ziua conform time logului. Aceasta te poate ajuta sa iti reorganizezi felul in care iti aloci timpul in asa fel incat sa fie mai in concordanta cu prioritatiile proprii.
- Cat timp iti petreci cu fiecare persoana? Acest total este probabil mai usor de facut, din moment ce lista de persoane cu care lucrezi este finita. Analizand acest aspect, este posibil sa ai surprize. De exemplu, e posibil ca o mare parte din timp sa iti fie consumat de catre persoane care nu ar trebui sa discute cu tine. In acest caz, va trebui sa ai niste discutii cu aceste persoane si sa le explici ce ai descoperit. In mod sigur, in cazul in care sunt rezonabile, persoanele respective iti vor acorda ajutorul lor pentru a te organiza mai bine. Cu alte cuvinte, te vor deranja mai putin.
In incheiere, poate ca unul din lucrurile cele mai important pe care le poti castiga din acest exercitiu, este faptul ca iti vei crea o obisnuinta de a iti nota ceea ce faci, in cel mai mic detaliu. Chiar daca dupa doua saptamani te opresti din notat, deja ti-ai creat obisnuinta de a marca mental inceputul activitatii. Incearca la acest marcaj sa adaugi intrebarea: cum contribuie aceasta activitate la inceplinirea obiectivelor mele personale? Poate ca te va face sa te opresti din anumite activitati. Sper ca nu din cititul acestui blog 